Girl Scouts of Japan

挑戰

Girl Scouts of Japan 是一個全國性機構，旗下有 47 個地區委員會以及約 40,000 名成員，隸屬於全球女童軍總會 (全世界最大的女童及青少女專屬公益活動組織)。這個女童軍機構的目標是要給予女童及青少女支援和力量，協助她們透過非正式教育，發揮出完整潛力。

做為一個全國性機構，Girl Scouts of Japan 面臨的挑戰是要為所有成員提供流暢清楚的通訊管道。由於童軍團內的團隊數量眾多，而且團員年齡層迥異，他們必須找到一套快速安全的業務系統，才能確保讓所有團隊獲得同樣的資訊，同時又能保護未成年人的個人資訊。Girl Scouts of Japan 是由地區委員會組成的傘狀機構，他們的檔案含有童軍團和委員會中所有女童、青少女，以及成年團長的個人資訊。由於他們在全日本都有據點，因此監控及評估活動成效就變得非常重要，童軍團團長及地區委員會必須向 Girl Scouts of Japan 回報出席情況、活動頻率以及影響指標等資訊，以確保機構活動確實發揮成效。在資源有限的條件下，他們必須找到一套能在全國各個地區委員會據點輕鬆執行的解決方案。

客戶案例

秉持著無懼嘗試新事物的「女童軍精神」，Girl Scouts of Japan 採用了 Google 非營利計畫提供的產品，以提高地區委員會和童軍團的效率。首先，他們使用 Google Workspace 來確保所有地區委員會的業務營運都能維持一致的步調；藉由在網站上嵌入 Google 表單，他們為女童軍提供線上學習計畫，讓更多團員有機會學習和女童軍相關的知識，並培養領導技巧。儘管女童軍計畫擁有超過一世紀的悠久歷史，但 Girl Scouts of Japan 使用 Google 表單製作小測驗，成功以現代化方式協助女童和青少女增進相關知識及技巧，同時從全國的地區委員會獲得徽章。

Girl Scouts of Japan 的職員各自具備不同等級的技巧知識，Google 表單及試算表等產品讓他們不必手動輸入資料，就能輕鬆分享資訊，取得資料摘要。由於這個機構是由地區委員會組成的傘狀組織，他們可以運用 Google Workspace 僅將文件分享給擁有特定分會資料存取權的使用者，讓隱私權受到更多保障。又因為檔案可以和所有地區委員會共用，現在每個童軍團都能彼此分享最佳做法、團隊凝聚活動和其他活動，讓童軍團的成效更為卓著。使用 Gmail 後，Google 的隱私權設定更讓他們無需再擔心垃圾郵件、惡意軟體和其他安全性問題。另外，建立 Google 協作平台後，許多地區委員會及其成員都能自由存取童軍團團長訓練及手冊等相關資訊，讓 Girl Scouts of Japan 旗下的地區委員會和成員都能夠即時更新資訊，快速彼此共享。

Girl Scouts of Japan 不只善用 Google 非營利計劃的產品提升了內部業務作業效率，最近還改善了外部拓展和通訊的成效。他們透過 Grants 廣告計劃和 YouTube 積極拉抬網路知名度，以吸引新團員加入，並分享各個據點的傑出成果和精彩活動。他們製作的 YouTube 影片生動描繪了 Girl Scouts of Japan 如何藉由組隊活動、合唱及當地夏令營，賦予女童和青少女獨立自主的能力。

為了分享活動資訊，讓更多人有機會一同參與，他們使用 Google 地圖幫助對女童軍活動有興趣的外部人士輕鬆找到在日本各地舉辦的相關活動，同時也運用地球推廣計劃的 Google Maps API 向現有團員和可能加入的新團員呈現機構的全球影響力。透過結合 Google Maps API 和 YouTube，他們製作出一段虛擬導覽影片，介紹全球 5 間女童軍設施，不但有助於培養國際觀，也能讓團員感受到自己是屬於大型國際組織的一份子。

Google 非營利計劃的工具不僅讓 Girl Scouts of Japan 的計劃內容井井有條、效率高超，也讓他們能夠以影像呈現重大成果，為女童和青少女帶來激勵，賦予她們獨立自主的能力。

GSJ 總部公關及募款小組 Meguro Rumiko

影響

對於大型的全國性機構而言，能否順利擴展規模，和最終的成果息息相關。Girl Scouts of Japan 的線上學習計畫 (內容取決於 Google 表單所收集到的調查結果) 讓 7,000 多名團員都能接受女童軍相關知識和求生技巧等多元化訓練。而從財務的觀點來看，Google Workspace 則讓他們能夠輕鬆針對多個不同據點部署更好的安全系統。

採用 Google Workspace 讓他們的作業效率明顯提升。過去只有一些職員會使用 Google 的部分產品，並不是整個機構都安裝了 Google Workspace，所以他們必須維護多個電子郵件帳戶，進而面臨安全性隱憂。但是在該機構將軟體系統換成 Google Workspace 後，每位職員都只有一個業務用帳戶，可供其從任何地點存取資料，這樣就不需擔心某位職員離職後可能會失去他所持有的文件。Google Workspace 讓 Girl Scouts of Japan 能夠在內部妥善管理使用者，更新大型機構的職員資料也變得快速有效率；先前負責機構資訊及通訊技術系統的職員如要進行帳戶變更 (例如新增成員或刪除退休職員的帳戶)，都必須透過試算表向外部廠商提出變更要求，現在他們可以在機構的核心事務上花費較少心神，將更多時間用於專心招攬女童和青少女加入童軍團，並持續執行女童軍計畫的內容。

Google 非營利計劃的工具也為 Girl Scouts of Japan 提高了機構能見度，讓更多人看見他們對女童和青少女培養所做的努力，以及他們的成長。過去這個機構總是將所有活動直接列在網站的網頁上，想要參加活動的人必須在含有十幾項活動的冗長清單中自行找到目標活動，然後才能點閱瞭解內容。開始使用 Google 地圖後，他們直接將地圖嵌入網站中，並即時更新活動資訊；每項活動都會根據月份或主題 (例如「女童軍日」) 以不同顏色區分，協助對女童軍有興趣的人士快速找到想參加的活動。藉由將活動整合至 Google 地圖，並以視覺化方式呈現活動地點，他們成功地提高了活動參加率，而且活動資訊的閱覽次數也超過了 18,000 次。想要參加活動的人再也不需要自行搜尋最近的舉辦地點，只要查看地圖，就能輕鬆找到所需活動，和其他團員進行交流。

Girl Scouts of Japan 之所以可以獲得如此傑出的成果，和大眾分享他們的重要工作內容，以及用影像呈現他們為女童和青少女帶來的影響等做法，實在功不可沒。Grants 廣告計劃每個月將 3,000 多名訪客導向他們的網站，為他們打響了網路知名度，在 2 個月之內就讓訪客人次成長為 5 倍。他們針對「終止暴力」等國際廣告活動製作了相關廣告，鼓吹性別平等和杜絕暴力，以促進日本民眾對這項議題的認知和吸引媒體報導的注意力。另外，他們的 YouTube 頻道播放清單中也有一系列影片，呈現女童軍搭配 Kurt Schneider 所寫的《I’ll Think of You》進行團康遊戲活動。許多地區委員會和童軍團都會貢獻影片 (目前已有 43 支影片)，讓民眾知道女童軍會從事哪些活動，有意願加入的人也能透過資訊卡及註解前往 Girl Scouts of Japan 的網站。部分影片的觀看次數已經超過 20,000 次，可見 YouTube 確實成功展現了該機構的成果，讓外界得知他們如何賦予女童和青少女獨立自主的能力。

Girl Scouts of Japan 提供的計劃相當多元，例如由全球女童軍總會 (WAGGGS) 和多芬 (DOVE) 共同打造的自尊培養計劃、旨在遏止對婦女施加暴力行為的「終止暴力」廣告活動，以及在日本各地舉辦的多種營隊等活動。Google 非營利計劃的工具不僅能讓這些計劃內容井井有條、效率高超，也讓 Girl Scouts of Japan 能夠以影像呈現重大成果，為女童和青少女帶來激勵，賦予她們獨立自主的能力。